La formazione sul GDPR è un elemento fondamentale per ridurre il rischio legato alla gestione dei dati personali ma le Policy, le procedure e gli strumenti di sicurezza possono essere efficaci solo se le persone che li utilizzano ogni giorno comprendono come applicarli correttamente.
Il problema è che i corsi privacy obbligatori vengono spesso percepiti come un adempimento da completare più che come un’attività realmente utile, il risultato è una partecipazione passiva, tempi di completamento elevati e una conoscenza delle procedure che non sempre si traduce in comportamenti corretti.
Allora, come risolvere il problema ed avere personale realmente formato che sappia applicare correttamente le procedure apprese in caso di necessità? La gamification potrebbe essere la risposta per ripensare la formazione GDPR.
Il problema non è solo completare il corso
Quando si misura l’efficacia di un programma di formazione privacy, il completamento del corso rappresenta soltanto uno degli indicatori possibili.
Un dipendente può anche completare un modulo obbligatorio ma potrebbe averlo fatto senza aver realmente assimilato i concetti fondamentali. Al contrario, una formazione progettata per coinvolgere l’utente può favorire maggiore attenzione, partecipazione e capacità di applicare quanto appreso.
L’obiettivo non dovrebbe quindi essere soltanto completare un corso ma effettivamente conoscere e gestire correttamente una situazione che coinvolge dati personali sensibili
Questo cambio di prospettiva è importante soprattutto quando la formazione riguarda comportamenti quotidiani: gestione delle password, phishing, condivisione di documenti, invio di email, utilizzo di dispositivi personali, gestione delle richieste degli interessati e trattamento delle informazioni riservate.
Che cos’è la gamification nella formazione GDPR
La gamification consiste nell’utilizzare meccaniche tipiche dei giochi all’interno di contesti non ludici, come la formazione aziendale. Attenzione, non significa trasformare un corso GDPR in un videogioco, ma vuol dire introdurre elementi che rendano l’esperienza più interattiva e favoriscano la partecipazione, ad esempio:
- quiz e domande interattive;
- scenari e simulazioni;
- livelli di completamento;
- badge e riconoscimenti;
- obiettivi progressivi;
- feedback immediati;
- punteggi e classifiche, quando appropriati;
- missioni o sfide formative;
- casi pratici basati su situazioni reali.
In questo modo l’utente non si limita a leggere informazioni, ma viene chiamato a prendere decisioni e verificarne immediatamente le conseguenze.
Dalla teoria allo scenario
Uno degli aspetti più interessanti della gamification applicata alla privacy è la possibilità di trasformare una regola astratta in una situazione concreta.
Vediamo un esempio pratico:
“Hai ricevuto un’email da un collega che contiene un file con dati personali. Il messaggio ti chiede di inoltrarlo a un indirizzo esterno. Cosa fai?”
L’utente deve scegliere come comportarsi.
La piattaforma può quindi fornire un feedback immediato, spiegando perché una determinata risposta è corretta o presenta un rischio.
Questo approccio consente di collegare la formazione a situazioni che il dipendente potrebbe realmente incontrare durante la propria attività lavorativa.
Microlearning e formazione continua
Un altro elemento particolarmente utile è il microlearning, cioè suddividere la formazione in contenuti brevi, focalizzati su singoli argomenti o comportamenti.
Invece di concentrare tutte le informazioni in un unico corso molto lungo, è possibile costruire un percorso composto da moduli più brevi, numerati e dal titolo più verticale, in cui ogni modulo può prevedere una breve attività interattiva e un feedback immediato.
La formazione diventa così un percorso progressivo anziché un singolo adempimento da completare.
Misurare il coinvolgimento
La gamification introduce inoltre la possibilità di osservare indicatori che vanno oltre il semplice completamento.
Ad esempio:
- percentuale di completamento;
- tempo medio dedicato ai moduli;
- risultati dei quiz;
- numero di tentativi;
- argomenti con maggiore frequenza di errore;
- progressione nel percorso;
- tasso di abbandono;
- miglioramento delle performance tra una verifica e l’altra.
Questi dati possono aiutare il responsabile della formazione e le funzioni che si occupano di privacy e sicurezza a capire dove esistono maggiori difficoltà di comprensione.
Il valore della formazione diventa quindi anche misurabile.
Attenzione alla competizione
Non tutte le meccaniche di gioco sono adatte però a qualsiasi organizzazione.
Classifiche e punteggi possono aumentare il coinvolgimento, ma non sempre rappresentano la scelta più appropriata per una formazione obbligatoria.
In ambito privacy, l’obiettivo principale non è creare competizione tra dipendenti, ma favorire comprensione, partecipazione e correttezza dei comportamenti, per questo possono essere preferibili meccaniche come progressione personale, obiettivi individuali, badge, feedback e scenari interattivi.
La gamification dovrebbe essere progettata intorno all’obiettivo formativo, non il contrario.
GDPR: dalla compliance alla cultura della privacy
Il vero obiettivo della formazione obbligatoria, che non è un semplice requisito da soddisfare, è contribuire alla costruzione di una cultura della protezione dei dati, nella quale ogni dipendente comprenda che le proprie azioni possono avere conseguenze sulla sicurezza delle informazioni e sui diritti delle persone: un dipendente che sa riconoscere un comportamento rischioso può rappresentare un ulteriore livello di protezione per l’organizzazione. Per questo la formazione GDPR può essere integrata con programmi più ampi di security awareness, collegando privacy, cybersecurity e gestione del rischio.