Codice Etico – Prisma S.r.l

INTRODUZIONE E GESTIONE

Le Linee Guida elaborate da Confindustria per la costruzione del Modello Organizzativo individuano, tra i requisiti di un adeguato ed efficace Modello, anche la messa a punto di appositi protocolli organizzativi e l’adozione di un codice etico che indichi i principi generali di riferimento cui l’ente intende conformarsi.

L’adozione di principi etici rilevanti costituisce un elemento essenziale del sistema di controllo preventivo ai fini della prevenzione dei reati 231. In termini generali, i codici etici o di comportamento sono documenti ufficiali dell’ente che contengono l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dell’ente nei confronti dei “portatori d’interesse” (dipendenti, fornitori, clienti, Pubblica Amministrazione, azionisti, mercato finanziario, ecc.). Tali codici mirano a raccomandare, promuovere o vietare determinati comportamenti, indipendentemente da quanto previsto a livello normativo, e possono prevedere sanzioni proporzionate alla gravità delle eventuali infrazioni commesse. I codici etici sono documenti voluti ed approvati dal massimo vertice dell’ente”.

Il presente Codice Etico è, pertanto, parte integrante del Modello adottato dalla PRISMA s.r.l., contenendo, tra l’altro, i principi generali e le regole comportamentali cui l’organizzazione riconosce valore etico positivo di fondamentale importanza per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione della Azienda ed a cui devono conformarsi tutti i destinatari del Codice.

Il presente Codice si compone di quattro sezioni:

  1. Nella prima sono riportate le disposizioni generali;
  2. Nella seconda, sono indicati i principi etici generali che individuano i valori di riferimento nelle attività dell’azienda
  3. Nella terza, sono indicate le norme comportamentali dettate per i Destinatari;
  4. Nella quarta, sono disciplinati i meccanismi di attuazione, che delineano il sistema di controllo per la corretta applicazione del Codice Etico e per il suo continuo miglioramento.

 

SEZIONE I: Disposizioni Generali

Art. 1 Finalità

Il Codice Etico è parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOG) adottato dalla PRISMA s.r.l. e contiene i principi generali e le regole comportamentali cui l’azienda riconosce valore etico positivo anche di fondamentale importanza per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione della Azienda.

Gli interessi che Prisma intende preservare riguardano tutte le parti interessate dall’organizzazione (clienti, fornitori, dipendenti, collaboratori, stakeholder, etc.). Sono interessi che concernono la conservazione dell’ambiente naturale, la salute, il lavoro, il futuro, il benessere dell’intera collettività e la salvaguar­dia del sistema di relazioni sociali.

 

Art. 2 Ambito di applicazione e destinatari

I principi e le disposizioni del Codice sono vincolanti per il management aziendale, per tutte le persone legate alla Azienda da rapporti di lavoro subordinato o autonomo ed in generale per tutti coloro che operano per la Azienda, quale che sia il rapporto che li lega alla stessa anche temporaneo e/o di stage.

 

Art. 3 Diffusione e Formazione sul Codice Etico

Il Codice etico è portato a conoscenza dei Destinatari mediante invio per posta elettronica ovvero mediante pubblicazione sul web-site dell’azienda.

L’azienda provvede a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche tramite attività formative differenziate secondo il ruolo e la responsabilità dei dirigenti, dei responsabili, dei dipendenti o collaboratori.

Il Codice sarà portato a conoscenza di terzi che ricevano incarichi dalla Azienda o che abbiano con essa rapporti stabili o temporanei in maniera chiara e documentata, raccomandandone l’osservanza. Nei contratti con i Terzi Destinatari, viene prevista la risoluzione contrattuale ipso iure nei confronti dei terzi che, nello svolgimento delle proprie attività, non si siano conformati alle norme etiche.

Art. 4 Modifiche al Codice Etico

Il Codice Etico può essere modificato e integrato da parte dell’Amministratore in carica, anche sulla base dei suggerimenti e delle indicazioni provenienti dall’Organismo di Vigilanza.

 

SEZIONE II: Principi Etici di riferimento

Art. 5 Legalità

PRISMA s.r.l. agisce nel rispetto di tutte le norme vigenti, nonché del presente Codice Etico e delle procedure aziendali, applicandole con rettitudine ed equità, favorendo l’impiego delle metodologie più appropriate secondo le migliori esperienze nazionali ed internazionali. Ha come principio di base fondamentale il rispetto delle leggi, dei regolamenti e, in generale, delle normative vigenti in Italia ed in tutti i Paesi in cui si trova ad operare, nonché dell’ordine democratico ivi costituito. Conseguentemente i destinatari, di cui all’art. 2, sono tenuti a rispettare la normativa vigente in Italia e negli altri Stati in cui l’azienda opera e in nessun caso è ammesso perseguire o realizzare l’interesse della azienda in violazione di leggi.

Art. 6 Imparzialità ed Equità

PRISMA s.r.l. ripudia ogni principio di discriminazione fondato sul sesso, sulla nazionalità, sulla religione, sulle opinioni personali e politiche, sull’età, sulla salute e sulle condizioni economiche dei propri interlocutori, ivi inclusi i propri fornitori.

Per rendere effettivo tale diritto viene riconosciuto il diritto a tutti i soggetti che ritengano di aver subito discriminazioni di riferire l’accaduto all’Organismo di Vigilanza. Quest’ultimo procederà a verificare l’effettiva violazione del Codice Etico.

Nella relazione con i clienti e i fornitori, Prisma crede nell’accessibilità a chiunque dei propri servizi.

Art. 7 Correttezza e Conflitto d’interessi

Tutte le relazioni tra i soggetti che con qualunque tipologia di rapporto cooperano al raggiungimento dei fini istituzionali di Prisma sono improntate a criteri di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.

Per conflitto di interesse s’intende qualsiasi circostanza in cui un soggetto, che opera per conto dell’azienda, persegua un interesse diverso dalla mission aziendale o tragga un vantaggio personale dalle opportunità di sviluppo e di ricerca, nonché dall’attività dell’azienda.

Nella conduzione di qualsiasi attività inerente alle mansioni svolte all’interno dell’azienda, viene sancito l’obbligo di dichiarare se, nell’ambito di una propria funzione, con riferimento ad uno specifico atto si possa configurare un conflitto d’interessi.

 

Art. 8 Trasparenza e tracciabilità

Prisma s.r.l. informa in modo chiaro e trasparente, con il solo limite della riservatezza stabilita dalle leggi e dai regolamenti.

Nel rispetto del principio di trasparenza e della tracciabilità, ogni attività e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata e deve essere verificabile in ordine al processo di decisione, autorizzazione e svolgimento. Pertanto, per ogni attività vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’attività ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.

 

Art. 9 Professionalità

Ciascun Destinatario svolge le proprie attività con la competenza richiesta dalla natura dei compiti e delle funzioni esercitate, impegnandosi alla rigorosa osservanza delle procedure interne previste per ciascun settore di attività, perseguendo obiettivi di efficacia ed efficienza.

Prisma si occupa dello sviluppo delle competenze professionali delle proprie risorse, attua politiche di valorizzazione e opera nel rispetto delle pari opportunità.

 

Art. 10 Tutela della Privacy

Prisma tutela la privacy dei Destinatari, rispettando le normative vigenti evitando altresì la comunicazione o la diffusione di dati personali in assenza di consenso dell’interessato. Per tale aspetto si rimanda alla documentazione implementata in azienda nel rispetto del Regolamento UE n.2016/679 (GDPR).

 

Art. 11 Tutela dell’ambiente

Tutte le attività aziendali devono essere svolte in modo da essere conformi a quanto previsto dalle norme in materia ambientale. Non saranno mai giustificate le condotte che, seppur producano un considerevole vantaggio per l’azienda, comportino o possano comportare la violazione, dolosa o colposa delle norme in tema ambientale.

 

Art. 12 Rapporti con gli enti locali e le istituzioni pubbliche

I rapporti con interlocutori istituzionali sono mantenuti esclusivamente tramite i soggetti a ciò deputati che sono obbligati ad agire con la massima integrità e correttezza nei rapporti, anche contrattuali, con le istituzioni pubbliche e, in generale, con la Pubblica Amministrazione, ivi incluso per ciò che attiene la richiesta e/o la gestione di erogazioni pubbliche.

 

Art. 13 Ripudio di ogni forma di terrorismo

L’azienda ripudia ogni forma di terrorismo e a tal fine si impegna a non instaurare alcun rapporto di natura lavorativa o di volontariato con soggetti, siano essi persone fisiche o giuridiche, coinvolti in fatti di terrorismo.

 

Art. 14 Tutela della personalità individuale

Prisma si impegna a tutelare l’integrità morale delle risorse umane di cui si avvale, garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza fisica e/o psicologica e da abusi da parte del superiore gerarchico della posizione di autorità.

 

Art. 15 Tutela della salute e sicurezza sul lavoro

L’azienda adotta le misure più opportune per evitare i rischi connessi allo svolgimento della propria attività e, i Destinatari, partecipano al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e di terzi. I Dipendenti sono comunque tenuti al costante rispetto delle misure di prevenzione e sicurezza attuate dall’azienda. Non saranno mai giustificate le condotte che, seppur producano un considerevole vantaggio per l’azienda, comportino o possano comportare la violazione, dolosa o colposa delle norme in tema si sicurezza.

 

Art. 16 Tutela della trasparenza nelle transazioni commerciali (anti-riciclaggio)

I flussi finanziari devono essere gestiti garantendo la completa tracciabilità delle operazioni ai sensi della normativa vigente. È tassativamente vietata qualsiasi operazione che possa comportare la benché minima possibilità di coinvolgimento aziendale in vicende di ricettazione, riciclaggio, impiego di beni o denaro di provenienza illecita.

 

Art. 17 Ripudio delle organizzazioni criminali

PRISMA ripudia ogni forma di organizzazione criminale, di carattere nazionale e transnazionale. A tal fine, non instaura alcun rapporto di natura lavorativa, di collaborazione o partenariato con soggetti, persone fisiche o giuridiche, che siano state o siano coinvolte direttamente o indirettamente in organizzazioni criminali.

 

Art. 18 Tutela dei diritti di proprietà industriale e intellettuale

PRISMA porta a conoscenza il proprio personale della normativa in materia di tutela dei marchi, brevetti e altri segni distintivi ed in materia di diritto di autore in modo che possa rispettarne i contenuti. L’azienda vieta, altresì, la riproduzione di programmi per elaboratore ed i contenuti di banche dati, nonché l’appropriazione e la diffusione, sotto qualsiasi forma, di opere dell’ingegno protette.

 

Art. 19 Collaborazione con organi di controllo o con le Autorità in caso di indagini

L’azienda vieta qualsiasi comportamento volto o idoneo ad interferire con le indagini o gli accertamenti svolti dalle Autorità competenti e, in particolare, ogni condotta diretta ad ostacolare la ricerca della verità.

 

Art. 20 Corretto Utilizzo dei sistemi informatici

Prisma condanna qualsiasi comportamento consistente nell’alterazione del funzionamento di un sistema informatico o telematico ovvero nell’accesso senza diritto a dati, informazioni o programmi ivi contenuti, nonché ogni possibile comportamento, che possa anche solo indirettamente agevolare la realizzazione dei “crimini informatici”. In particolare, è vietato l’accesso illegale ad un sistema informatico o telematico; il possesso di codici di accesso non autorizzati; il danneggiamento di un sistema informatico o telematico; l’intercettazione, l’interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche. Per tale aspetto è stato implementato in azienda un Sistema di Gestione delle Informazioni secondo lo standard ISO/IEC 27001.

 

Art. 21 Valore delle Risorse Umane

I collaboratori/dipendenti dell’azienda sono un fattore indispensabile per il successo di PRISMA. Per questo motivo l’azienda tutela e promuove il valore dei collaboratori/dipendenti allo scopo di massimizzarne il grado di soddisfazione e accrescerne il patrimonio di competenze possedute. La azienda si impegna a non favorire forme di clientelismo e nepotismo.

 

Art. 22 Rendiconto ed altri documenti

È interesse aziendale assicurare la massima trasparenza e veridicità nell’attività di rendicontazione per cui invita tutti i destinatari coinvolti attività di formazione del bilancio o di altri documenti similari, a rispettare i principi di completezza, la chiarezza e l’accuratezza dei dati e delle informazioni fornite all’esterno in conformità a quanto previsto dalle leggi e dalla prassi contabile consolidata nel settore.

 

SEZIONE III: Principi e Norme di Comportamento

 

Art. 23 Principi e Norme di Comportamento degli organi dell’azienda

Gli organi dell’azienda sono tenuti sia nell’ambito dell’attività individuale che collegiale, al rispetto delle previsioni del Modello e del Codice Etico che è parte dello stesso.

 

Art. 24 Principi e Norme di Comportamento con partiti politici

L’azienda si astiene da qualsiasi forma di pressione indebita, diretta o indiretta, su esponenti politici o sindacali, anche realizzata attraverso i propri dirigenti, dipendenti o collaboratori ad altro titolo. L’amministratore, i dirigenti e i dipendenti, a loro volta, non possono svolgere attività politica durante l’orario di lavoro.

 

Art. 25 Principi e Norme di Comportamento con riferimento a regali, omaggi e benefici

Non è ammesso offrire o accettare alcuna forma di regalo che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali al fine di non creare influenze illegittime nel normale decorso delle trattative commerciali o la conduzione di qualsiasi attività collegabile all’azienda.

Gli omaggi sono quindi consentiti solo se di modico valore o comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione aziendale.

 

Art. 26 Principi e Norme di Comportamento nei rapporti con i dipendenti

I rapporti tra i dipendenti, a prescindere dai livelli di responsabilità, si svolgono con lealtà, correttezza e rispetto, fermi restando i ruoli e le diverse funzioni svolte all’interno della Azienda.

Ciascun dipendente tiene un comportamento collaborativo, assolvendo ai propri compiti con responsabilità, efficienza e diligenza.

 

Art. 27 Principi e Norme di Comportamento nei rapporti con la Pubblica Amministrazione

Tutti i rapporti intercorrenti con Pubblici Ufficiali o Incaricati di Pubblico Servizio devono essere condotti nel pieno rispetto delle leggi e delle norme vigenti, oltre che del Modello e del Codice Etico.

È vietato al Personale e coloro che operano per conto dalla Azienda di accettare, offrire o promettere, anche indirettamente, denaro, doni, beni, servizi, prestazioni o favori in relazione a rapporti intrattenuti con Pubblici Ufficiali o Incaricati di Pubblico Servizio, per influenzarne le decisioni, in vista di trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o per qualsiasi altra finalità, incluso il compimento di atti del loro ufficio.

 

Art. 28 Principi e Norme di Comportamento nei rapporti con i media

Prisma riconosce ai media un ruolo fondamentale nel processo di trasferimento delle informazioni.

Per la delicatezza di tale compito, l’attività di comunicazione e di divulgazione di notizie relative all’operato della Azienda è riservata esclusivamente al personale a ciò delegato.

È, pertanto, fatto divieto a tutte le altre persone di diffondere notizie inerenti la Azienda senza la preventiva autorizzazione.

Tutto il personale deve astenersi, inoltre, dal diffondere notizie/informazioni false o fuorvianti, che possano trarre in inganno le parti interessate.

 

Art. 29 Principi e Norme di Comportamento per i Fornitori e terzi

Nel rapporto con i fornitori o comunque soggetti terzi, i Destinatari devono rispettare le procedure interne relative alla selezione ed alla gestione del rapporto nonché le condizioni contrattualmente stabilite.

I Destinatari devono inoltre portare a conoscenza dei fornitori il contenuto del Codice etico, sensibilizzando gli stessi al suo rispetto e segnalando eventuali violazioni.

Le controparti contrattuali dovranno sottoscrivere, al momento della conclusione del contratto, una dichiarazione di conoscenza dei principi del Codice (anche sotto forma di clausola inserita nel contratto).

 

SEZIONE IV: Attuazione e Controllo del Codice Etico

 

Art. 30 Compiti dell’Organismo di Vigilanza

Il controllo circa l’attuazione ed il rispetto del Modello e del Codice Etico è affidato all’Organismo di Vigilanza.

Destinatari e i terzi che agiscono per conto della Società sono tenuti a prestare la massima collaborazione nel favorire lo svolgimento delle funzioni dell’Organismo di Vigilanza.

 

Art. 31 Segnalazioni di violazione del Codice Etico

Ogni violazione o sospetto di violazione del Codice etico dovrà essere segnalata, per iscritto a mezzo mail all’indirizzo odv@prismaprogetti.it, oppure a mezzo posta ordinaria presso la sede della Azienda.

 

Art. 32 Violazioni del Codice Etico e relative sanzioni

La violazione delle norme del Codice etico comporta sempre sanzioni nei confronti di chi le ha poste in essere a prescindere dall’eventuale instaurazione di un giudizio penale nei casi in cui il comportamento da sanzionare costituisca anche fattispecie di reato.

Nell’irrogazione delle sanzioni, ci si dovrà sempre attenere ai principi di gradualità e proporzionalità (art. 2106 Cod. Civ.), ispirandosi inoltre ai principi di tempestività, ragionevolezza ed equità.

La violazione del Codice etico costituisce inadempimento alle obbligazioni contrattuali del rapporto di lavoro dipendente subordinato e parasubordinato o di collaborazione professionale, nonché alle obbligazioni scaturenti da rapporto di lavoro autonomo, di fornitura e da altri rapporti contrattuali.

Per ciò che concerne le sanzioni applicabili ed il procedimento di irrogazione delle sanzioni, si rimanda a quanto previsto nel “Sistema Disciplinare” adottato da PRISMA che costituisce parte integrante del Modello.

 

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